Le changement de lieu de travail représente souvent un moment stressant dans la carrière d’un salarié. Que ce soit pour suivre l’évolution de l’entreprise ou répondre à de nouvelles opportunités professionnelles, déménager son bureau nécessite une bonne organisation pour limiter le stress et permettre de s’approprier rapidement son nouvel environnement de travail.
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Planifier le déménagement avec l’entreprise
Le premier pas avant tout changement de bureau consiste à planifier le déménagement en amont avec son entreprise. Déterminez une date butoir pour que chacun puisse s’organiser en conséquence. Définissez clairement les rôles et les responsabilités de chacun :
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- Qui s’occupe de déménager le mobilier, les archives, le matériel informatique ?
- Qui supervise les opérations de déménagement ?
- Qui se charge de toutes les démarches administratives ?
Autant de questions auxquelles il faut rapidement apporter des réponses pour apaiser les inquiétudes des salariés et pouvoir commencer le déménagement dans les meilleures conditions. N’hésitez pas non plus à faire au service d’un déménageur professionnel.
Faire le tri dans ses affaires
Avant de déménager, le salarié doit prendre le temps de faire le point sur ses affaires personnelles conservées au bureau. Il a l’occasion de faire le tri dans :
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- ses documents ;
- ses effets personnels ;
- son matériel informatique.
De ce fait, il n’emporte que l’essentiel dans les nouveaux locaux. Jeter ou archiver les dossiers inutiles permettra de gagner de la place dans les cartons et d’éviter l’encombrement une fois installé dans le nouveau bureau.
Confier le déménagement à des professionnels
Pour déstresser les équipes et gagner du temps, rien de tel que de confier l’opération logistique du déménagement à des déménageurs professionnels. Habitués à déplacer tout type de mobilier et de matériel, ils sauront empaqueter et transporter efficacement l’intégralité du contenu des bureaux dans les meilleures conditions. Les sociétés spécialisées proposent souvent des services clés en main comprenant :
- le démontage et remontage du mobilier ;
- le transport sécurisé des biens ;
- l’installation des affaires dans les nouveaux locaux.
Les salariés n’ont ainsi plus qu’à apporter leurs cartons personnels pour profiter rapidement de leur nouvel environnement de travail.
S’approprier son nouvel espace de travail
Une fois installé dans le nouveau bureau, quelques astuces rendent plus faciles la prise de repères:
- ranger rapidement ses effets personnels pour structurer son nouvel espace ;
- personnaliser son poste de travail avec ses photos et objets préférés ;
- prendre le temps de découvrir les commodités du nouveau bâtiment ;
- se présenter à ses nouveaux collègues pour créer du lien social ;
- s’adapter aux nouveaux outils numériques ou logiciels utilisés.
Le changement de lieu de travail représente souvent un challenge sur le plan personnel.
Mettre en place une communication interne
Pour faciliter l’appropriation des nouveaux locaux par les salariés, mettez en place une communication interne claire sur le déménagement. Peuvent ainsi être organisés :
- des réunions d’information présentant les plans des futurs bureaux ;
- une visite virtuelle ou physique des locaux en amont du déménagement ;
- un journal interne relatant les étapes clés du projet ;
- une plaquette pratique avec le plan des lieux et les coordonnées utiles ;
- un pot de bienvenue dans les nouveaux locaux.
Cette communication régulière permet de rassurer les salariés sur le déroulement du déménagement et de créer de l’engouement autour du nouvel environnement de travail.
Assurer la continuité d’activité
L’entreprise doit maintenir la continuité de son activité malgré la période transitoire que représente le déménagement. Pour cela, plusieurs actions peuvent être mises en place :
- maintenir les accès distants aux outils informatiques et aux serveurs ;
- prévoir un dispositif de travail mobile avec les principaux dossiers et outils numériques ;
- déterminer une période de chevauchement entre les deux sites pour assurer les transitions ;
- communiquer en amont sur les possibles perturbations.
Cette anticipation permet aux salariés et aux collaborateurs externes de poursuivre normalement leurs missions malgré les contraintes logistiques liées au déménagement. L’activité de l’entreprise n’est ainsi pas impactée par ce changement d’organisation.
